Perencanaan
Program Kerja Humas/Public Relation
Public relations/Humas
merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelola hubungan saling
menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. PR selalu menjadi salah satu
bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena praktisi PR
membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan
pekerjaan mereka. Yaitu untuk membangun dan memelihara hubungan dalam
organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan bersama
dengan pihak lainnya.
Seorang public relations
harus melakukan perencanaan program kerja baik itu jangka panjang maupun jangka
pendek, yang harus direncanakan dengan cermat dan hati – hati, sehingga akan
diperoleh hasil – hasil yang nyata. Program tersebut harus berhubungan dengan
tujuan organisasi, maka seorang praktisi PR harus memahami apa yang sedang
dilakukan manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen.
A. Pengertian Program Kerja
Program adalah
suatu rancangan mengenai asas suatu usaha yang akan dijalankan. Sekumpulan
aktivitas yang saling berkaitan dan
bantu membntu diantara satu dengan yang lain kepada pencapaian sesuatu tujuan
program itu. Organisasi mengandung satu atau lebih program dan tujuan tiap –
tiap program itu adalah tidak serupa, tetapi saling menyumbang kepada satu
tujuan sebuah organisasi itu.
Program
kerja adalah sebagai suatu rencana kegiatan dan suatu
organisasi yang terarah terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang
waktu yang telah ditentutan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan
menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi.
Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita – cita
organisasi.
B.
Ruang Lingkup Program Kerja Public Relations
Program berhubungan dengan
tujuan keorganisasian, maka seorang praktisi Public Relations harus memahami
apa yang sedang dilakukan oleh manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim
manajemen. Program merupakan suatu rancangan mengenai asas serta usaha yang
akan dijalankan.
Program kerja PR adalah
rancangan yang dibuat untuk menjalankan kegiatan PR.
Dengan melaksanakan metode
program kerja secara bertahap dan menggunakan media komunikasi yang tepat.
Public Relatians dapat membantu melancarkan jalannya kegiatan perusahaan. Dalam
hal ini banyak permasalahan yang perlu menjadi pemikiran Public Relations,
antara lain :
a. Ke dalam
1. Meningkatkan efisiensi
tenaga buruh atau pegawai (SDM)
2. Meningkatkan keterampilan
dan pengetahuan pegawai (SDM)
3. Memelihara kekompakan
kerja serta menyalurkan kreativitas para pegawai (SDM)
4. Ikut mengawasi dan
menjaga perusahaan dari gangguan – gangguan penyelewengan
b Ke luar
1. Memelihara hubungan baik
antara perusahaan dengan masyarakat (public), terutama dengan public sekitar
temat dimana perusahaan itu berada.
2. Mengajak masyarakat untuk
menjadi minded terhadap hasil produksi perusahaan.
3. Memperluas pasaran hasil
produksi perusahaan
4. Membina kepercayaan dan
simpati masyarakat terhadap kegiatan perusahaan. (Suhandang, 2004:238)
Pada dasarnya tujuan umum
dari program kerja dan berbagai aktivitas PR adalah cara menciptakan hubungan
harmonis antara organisasi atau perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya
atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait.
Tujuan dari proses
perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas PR tersebut dapat
diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen yang dikelola
secara professional dan dapat dipertanggungjawabkan hasi atau sasarannya.
C.
Perencanaan Program Kerja Public Reletions
Defenisi perencanaan kerja,
menurut pakar Public Relations, Frank Jeskins (2004 : 13), Public Relations
consists off all from of planned communications outwards and inwards between an
organization and its public for the purpose of achieving specific objectives
concerning mutual understanding.
Secara umum pengertian dari
perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk
kegiatan perencanaan komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara
organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian.
Perencanaan program kerja
public relations tersebut, berkaitan dengan pengertian perencanaan, wujud
rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja program PR, termasuk
manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai
berikut, Perencanaan kerja, yaitu terdiri dari :
1. Perencanaan, seseorang
yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala informasi, materi dan data
yang tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk di analisis,
diseleksi dan diproses sebagai bahan perenacaan kerja yang akan datang.
2. Hasil yang akan diperoleh
relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan dalam
suatu organisasi.
Perencanaan
kerja PR, yang berkaitan dengan :
1. Fungsi dan teknis manajemen humas yang
profesional, dinamis serta proaktif.
2. Merupakan metode terbaik untuk
mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi.
3. Penilaian (evaluasi) atau meriview hasil
perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yang akan datang.
4. Mengantisipasi dan mengahadapi,
tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukkan
tujuan dan sasaran jangka pendek dan jangka panjang secara periodik dan
strategis.
Wujud
rencana kerja PR
1. Rencana yang berkaitan dengan hasil atau
produk dari perencanaan yang telah dilaksanakan, baik dalam waktu jangka pendek
maupun jangka panjang.
2. Rencana perencanaan konsep dasar dari
perencanaan kerja PR yang dirancang
3. Rencana untuk membuat pernyataan
berdasarkan dari target yang ingin dicapai
4. Perencanaan Kerja PR dan alasan-alasan
untuk dilakukan kegiatan PR
Alasan dalam kegiatan
perencanaan, dalam kata lain yaitu action plan yang mana dapat bersifat
proaktif, reaktif, defensive,preventif, protektif dan hingga profitbel.
Alasan mengapa (why) :
1. Untuk mengantisipasi perubahan
lingkungan lebih luas
2. Mengahadapi perubahan lebih sempit dalam
bidang operasional.
3. Menciptakan tujuan yang objektif,
sasaran dan target yang ingin dicapai.
Manfaat
perencanaan kerja PR
Manfaat yang diperoleh dari
pembentukan perencanaan kerja PR, yaitu :
1. Membantu pihak manajemen organisasi
untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang berubah-ubah
2. Mengefektifkan dan mengefesienkan
koordinasi atau kerjasama antara departemen dan pihak terkait lainnya.
3. Menghindari resiko kegagalan dengan
tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret
4. Mampu melihat secara keseluruhan
kemampuan operasional organisasi
5. Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR,
yaitu renacana strategi, rencana tetap dan rencana tertentu.
Dalam pembentukan
perencanaan program kerja PR, dimana perlunya seorang praktisi khusus harus
terlebih dahulu mengetahui dan dapat memahami tujuan yang akan dicapai oleh
organisasinya, jika tidak memahami dan mengetahui dengan pasti tujuan
organisasi sebelum melakukan perencanaan program PR, akibatnya timbul
hambatan-hambatan, yaitu :
1. Kegagalan manajemen menyertakan para
pelaksana untuk turut serta mempertimbangkan perumusan kebijakasanaan dan
program kerja organisasi
2. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai
tujuan-tujuan dari pelaksanaan program PR.
3. Kurang waktu karna tersita oleh
pembahasan-pembahasan mengenai permasalahan sehari-hari
4. Keterlambatan dan frustasi yang dialami
pelaksana karna kurangnya koordinasi departemen terkait
Tujuan dari proses
perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen humas
tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas
yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil dan
sasarannya. Secara umum pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari
semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya
perencanaan kerja humas.
Apapun jenis perencanaan,
akan selalu mengikuti langkah-langkah tertentu, dimana langkah-langkah tersebut
sebaga berikut :
1. Menentukkan kebutuhan, kemudian
memprioritaskan satu atau beberapa yang menjadi tujuan perencanaan
2. Melakukan ramalan dan menentukan program
serta alternatif-alternatif pemecahan
3. Menspesifikasi program
4. Memilih alternatif pemecahan
Perencanaan program kerja PR
harus dikaitkan dengan cita-cita dan tujuan. Sehubungan dengan hal tersebut
terdapat dua program PR yang bersifat mendasar yaitu program PR yang bersifat
preventif dan program suatu program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya
hal-hal yang tidak diinginkan oleh organisasi, sedang program remedial
sehubungan dengan perbaikan situasi dan kondisi yang terjadi pasca krisis.
Perencanaan kerja PR, berkaitan dengan :
1. Tiga Dasar
Ada tiga dasar yang hakiki
agar Rencana Program PR dapat berhasil baik, yaitu :
1) Rencana program kerja harus dibuat
dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen
2) Rencana program kerja tersebut harus
mempunyai tujuan
3) Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana
Program tersebut
PRO (Praktisi PR) tidak
boleh berurusan dengan PR rabun atau rencana program yang direncanakan secara
tidak jelas. Agar berhasil, rencana program PR harus disusun terlebih dahulu
dan disesuaikan dengan ruang lingkup dimana PRO bekerja di perusahaan besar
atau kecil. Misalnya, dengan ruang lingkup yang kecil dan disesuaikan dengan
keadaan finansialnya ketika dibuat rencana program PR selama satu tahun.
2. Unexpected Case
Dalam praktek, seorang PRO
sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada diluar perkiraan atau tujuan
rencana program. Maka rencana program harus dibuat sebaik mungkin Penanganan hal – hal yang hadir di luar dengan dugaan
tersebut akan jauh lebih sulit dikarenakan tidak ada guideline (patokan) dalam
rencana programitu sendiri. Karena itulah tak
satu bisnis pun dapat beroperasi tanpa rencana program yang matang dan jelas.
3. Faktor Utama Rencana Program
1) Kegiatan yang dituangkan dalam bentuk
proposal perencanaan kerja PR, termasukspecial event seperti : product
launching, facility visit, penandatanganan kerja sama, atau kegiatan lainya :
pameran, promosi, sponsor ship, dan kampanye.
2) Perencanaan anggaran, yang merupakan
faktor yang penting. Tidak ada kegiatan tanpa pengeluaran dan pemasukan uang.
3) Perizinan dari yang berwenang
4) Strategi pelaksanaan kegiatan
5) Rapat
6) Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan
dalam pekerjaan termasuk jobdescriptionnya
7) Penyediaan sarana untuk hal – hal
yangakan muncul secara tidak terduga
D.
Pentingnya Perencanaan Program Public Relations
Rencana program PR sama
pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah bangunan.
Menurut Frank Jefkins (2002 : 56) ada empat alasan yang paling penting bagi
perlunya suatu perencanaan PR. Keempat alasan tersebut adalah sebagai berikut :
Untuk menetapkan target –
target operasi PR yang nantinya akan menjadi tolok ukur atas segenap hasil yang
diperoleh
Untuk memperhitungkan jumlah
jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan
Untuk menyusun skala
prioritas guna menentukan jumlah program dan waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan segenap program PR yang telah diprioritaskan
Untuk menentukan kemungkinan
pencapaian tujuan – tujuan tertentu sesuai dengan ketersediaan :
Staf pendukung atau personil
yang mencukupi
Dukungan dari berbagai
peralatan fisik seperti alat –alat kantor, mesin ceta, kamera dll
KESIMPULAN
Program kerja adalah sebagai
suatu rencana kegiatan dan suatu organisasi yang terarah terpadu dan
tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentutan oleh suatu
organisasi.
Tujuan dari proses
perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen humas
tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas
yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil dan
sasarannya. Secara umum pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari
semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya
perencanaan kerja humas. Program perencanaan PR memiliki beberapa model yaitu
pengenalan situasi, penetapan tujuan, defenisi khalayak, pemilihan media dan
teknik – teknik Humas, penentuan anggaran.
JIKA KALIAN TELAH MEMBACA ARTIKEL DI ATAS, SILAHKAN UNTUK MELAKUKAN ABSENSI DAN DISKUSI ONLINE PADA DENGAN MASUK LINK DI BAWAH INI
DAFTAR PUSTAKA
Nurjannah. 2013. Hubungan
Internal.Pekanbaru : CV. Witra Irzani
Ardianto, Elvinaro.
2011.Public Relations Pengantar Komprehensif. Bandung :Simbiosa Rekatama Media.
0 Komentar