KRITERIA PEMILIHAN ARSIP

Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria pada dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

1. Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip seperti peta, surat, atau foto.
2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia.
3. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, seperti kemungkinan jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya.
5. Peralatan yang akan digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
6. Besar atau kecilnya bentuk organisasi.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
8. Biaya yang tersedia.

Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh karena itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.

Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan.