ASAS-ASAS KEARSIPAN

Penyimpanan arsip merupakan bagian dari pengelolaan kearsipan. Terdapat beberapa asas dalam pengelolaan kearsipan. Asas pengelolaan surat/arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku pada suatu instansi. 

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu organisasi perusahaan sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi), dan dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyusutan arsip.   

Untuk keperluan pengelolaan arsip, ada beberapa pilihan asas pengelolaan arsip yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi perusahaan yang bersangkutan, antara lain sebagai berikut:

a. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat Masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Jadi dengan kata lain unit kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengurusan surat/arsip. Sedangkan unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang menangani suatu bidang dalam suatu organisasi. 

Dengan asas sentralisasi ini, maka:

1. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan,
2. Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya,
3. Penggunaan sarana pencatatan sudah lebih efisien, baik kartu kendali maupun lembar pengantar, karena cukup dengan rangkap dua.

Asas ini akan berjalan dengan baik dan lancar apabila memenuhi kriteria sebagai berikut.

1. Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen kearsipan yang mantap.
2. Adanya jaminan kerahasiaan arsip, khususnya yang terkait dengan kebijakan arsip rahasia, termasuk arsip personil. Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh para pengguna karena khawatir kerahasiaan informasi tidak terjamin, khusunya yang terkait dengan arsip kepegawaian dan keuangan.
3. Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah-pisah (saling berdekatan)

Adapun keuntungan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut:

1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur.
2. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip (tenaga professional).
3. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
4. Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efisien dan efektif.
5. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancer. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan atau pemindahan ke arsip inaktif.
6. Pengawasan lebih mudah.

Selain keuntungan, asas sentralisasi juga memiliki kelemahan, antara lain sebagai berikut.

1. Keseragaman asa belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
2. Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lebih lambat.
3. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
4. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip

Berikut gambar struktur organisasi yang menggunakan asas sentralisasi dalam penyelenggaraan kearsipan.

b. Asas Desentralisasi 

Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanaan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan surat/arsipnya, dari penerimaan, pencatatan, sampai dengan pengiriman surat.

Dengan asas desentralisasi ini, maka:

1. Pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah,
2. Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip inaktif,
3. Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun lembar pengantar.

Adapun keuntungan asas desentralisasi, antara lain sebagai berikut.

1. Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan,
2. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat.
3. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
4. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.

Selain keuntungan, asas desentralisasi juga memiliki kelemahan, antara lain sebagai berikut.

1. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.
2. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
3. Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berjas pada unit kerja seringkali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cenderung kacau.
4. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikut, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkal iterjadi pemusnahan terhadap arisp yang selayaknya dipertahankan. Seingga tidak jarang organisasi kehilangan bahan bukti.
5. Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsian. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

Berikut gambar struktur organisasi yang menggunakan asas desentralisasi dalam penyelenggaraan kearsipan.

c. Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, yaitu masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

Dengan demikian, dalam asas ini terdapat dua tempat pengelolaan arsip, yaitu unit kearsipan di pusat yang mengelola arsip inaktif, dan unit kerja (pengolah) yang mengelola arsip aktif. 

Adapun keuntungan sistem gabungan ini, antara lain sebagai berikut.

1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.
2. Proess kerja lancer, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
3. Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
4. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
5. Karyawan di unit kerja dapat bertambah. Walaupun asas ini digunakan untuk meminimalkan kekurangan dari kedua asas tersebut, 

namun tetap saja asas ini memiliki kelemahan, yaitu sebagai berikut.

• a. Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak.
• b. Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi.
• c. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.

Berikut gambar struktur organisasi yang menggunakan asas desentralisasi terkendali dalam penyelenggaraan kearsipan.