A. PENGERTIAN RAPAT
Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah
untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.]
Dalam
buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau
organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk
memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan
perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.
Dalam buku
Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah
pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The
Effective Executive, mengatakan:
Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang
berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat
karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu
tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa
orang.[2]
B. TUJUAN
RAPAT
Beberapa
tujuan diadakannya rapat, yaitu:
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang
sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
C. FUNGSI RAPAT
Ada beberapa fungsi penyelenggaraan suatu rapat
yaitu:
a. Untuk memecahkan masalah
b. Untuk menyampaikan informasi
c. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisifasi pada masalah-masalah
yang dikemukakan.
d. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta
rapat dengan organisasi
e. Sebagai sarana bernegosiasi
f. Ketentuan hukum (Forum silaturahmi, Forum negosiasi, Forum demokrasi dan Sarana konsultasi)
D. MENGURAIKAN JENIS-JENIS RAPAT
MACAM RAPAT
1. Rapat Formal: Pertemuan yang
diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat pemberitahuan sebelumnya
(melalui undangan). Pada umumnya pemberitahuan disertai dengan agenda rapat.
2. Rapat Informal: Pertemuan yang
diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat panggilan / pemberitahuan secara
langsung. Rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi
secara mendadak. Rapat ini tidak mempunyai agenda dan tidak memerlukan catatan
tentang apa yang telah dibicarakan.
RAPAT BERDASARKAN TUJUAN
1. Rapat Penjelasan
Rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota
tentang kebijak sanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi.
Misalnya: Prosedur Kerja atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan
keseragaman kerja
2. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang
sedang dihadapi
Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu
pemecahannya berhubungan dengan masalah – masalah yang saling terkait.
3. Rapat Perundingan
Rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari
jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak
RAPAT BERDASARKAN SIFATNYA
1. Rapat Formal
Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut
ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan
2. Rapat Informal
Rapat informal dapat terjadi setiap saat, dengan siapa saja, kapan saja,
dimana saja, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan
bersama.
Rapat Terbuka: yaitu Rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi
yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia
3. Rapat Tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas
menyangkut masalah – masalah yang masih bersifat rahasia
RAPAT BERDASARKAN JANGKA WAKTUNYA
1. Rapat Mingguan
Rapat yang diadakan sekali seminggu untuk membahas masalah – masalah yang
bersifat rutin yang dihadapi oleh masing – masing manajer.
2. Rapat Bulanan
Rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal
– hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya: membahas rugi
laba bulan lalu.
3. Rapat Semesteran
Rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang bertujuan untuk mengadakan
evaluasi hasil kerja sama selama 6 bulan, mengambil langkah – langkah
selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan.
4. Rapat Tahunan
Rapat yang diadakan sekali setahunan. Misalnya rapat dewan komisaris, rapat
umum pemegang saham.
RAPAT BERDASARKAN FREKUENSINYA
1. Rapat Rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, dan tahunan)
2. Rapat Insidental
Rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang
dihadapi. Biasanya dalam keadaan urgent, yang harus segera dipecahkan bersama.
RAPAT BERDASARKAN PERIODISASINYA
1. Rapat Berkala (Regular Meeting)
Rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu
sekali, satu bulan sekali, atau tiga bulan sekali pada waktu dan tempat
tertentu.
2. Rapat Khusus (Temporary Meeting)
Rapat yang diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan yang sifatnya
mendadak atau untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman dan dipandang
harus diselesaikan secepatnya, tidak dapat ditunda menunggu rapat rutin /
berkala.
RAPAT BERDASARKAN PESERTANYA
1. Rapat Vertikal
Rapat yang berlangsung antara atasan dan bawahan.
Ide-ide bawahan untuk menyelesaikan suatu masalah, sehingga dapat
bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
2. Rapat Horizontal
Rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat.
Membicarakan masalah – masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian
dalam organisasi dan pengembangan organisasi.
E. UNSUR-UNSUR RAPAT
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas
beberapa unsur, di antaranya:
1. Tujuan rapat
2. Masalah yang dirapatkan pemimpin rapat
3. Peserta rapat
4. Media rapat
5. Notulis atau sekretaris
6. Pemimpin rapat
BACA JUGA TENTANG
[1] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif.
Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.2.
[2] Dr. Peter Drucker, dalam
bukunya The Effective Executive
0 Komentar