a. Konsep arsip
Secara etimologi (asal usul
kata), kata “arsip” berasal dari:
1) Bahasa Yunani, yaitu
archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,
2) Bahasa Inggris, yaitu
archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; dan “file” artinya
sekumpulan informasi/warkat,
3) Bahasa Belanda, yaitu
archief artinya warkat,
4) Bahasa Jerman, yaitu
archivalen artinya wakat.
Pengertian arsip menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut.
1) Menurut The Liang Gie
dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip
adalah warkat yang disimpan secara teratur dan terencana karena mempunyai suatu
kegunaan, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2) Menurut Leonard
Montague Harrod, arsip adalah: a) Sekumpulan
informasi yang telah ditata secara sistematis, yang terdiri atas info tertulis,
terketik, tercetak, atau telah terekam dalam mesin, b) Tempat untuk menata dan
menyimpan berbagai informasi, dan c)
Sekumpulan informasi yang menyimpan subjek yang sama.
3) Sir Hillary Jenkinson
dalam bukunya, A Manual of Archives Administration (Oxford 1922), mengartikan arsip sebagai dokumen yang disusun atau digunakan
selama transaksi administrative dan eksekutif (pemerintah atau swasta) yang
membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna
informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan
penggantinya yang sah.
Sedangkan pengertian arsip
menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dari pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan arsip adalah
setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam
bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film,
media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga
apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah. Contoh arsip, antara lain surat, kartu, flash
disk, telegram, formulir, hasil facsimile, faktur, daftar, grafik, memo,
gambar, kuitansi, laporan, peta, dan disket.
Surat/warkat dapat disebut sebagai arsip jika memenuhi syarat-syarat
berikut.
1) Mempunyai arti
2) Mempunyai kegunaan
3) Disimpan dengan teratur.
b. Konsep Kearsiapan
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan
tatausaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha (instansi) pemerintah
maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan
dengan penyampaian warkat atau surat surat dan dokumen dokumen kantor lainnya.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya kegiatan
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
anggota organisasi. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan mudah.
Menurut Drs. The Liang Gie
dalam kamus Administrasi Perkantoran dijelaskan
beberapa pengertian kearsipan yang diuraikan seperti dibawah ini.
1) Penyimpanan warkat (filling) merupakan kegiatan warkat-warkat
dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut system, susunan, dan tata
cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Lawan dari penyimpanan warkat (filling)
adalah pengambilan warkat (finding).
2) System penyimpanan warkat (filling system) adalah rangkaian tata
cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara
tepat.
Menurut Ensiklopedi Administrasi (Tambe, 2008), istilah kearsipan
memiliki pengertian sebagai berikut.
1) Penyimpanan warkat
(filling) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha
yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan
lagi warkatwarkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
2) System penyimpanan
warkat (filling system) adalah suatu rangkaian tata
cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bila diperlukan lagi warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Dari berbagai definisi tentang kearsipan diatas, terdapat berbagai
definisi menurut para ahli mengenai kearsipan. Menurut Sayuti (2013),
mendefinisikan kearsipan atau filling adalah suatu kegiatan menempatkan
dokumen-dokumen (warkat) penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut
aturan tertentu sehingga bila diperlukan dapat diketemukan dengan mudah dan
cepat.
Melalui beberapa definisi di atas, dapat diambil kesimpulan mengenai
pengertian kearsipan, yaitu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari
penerimaan, pencatatan penyimpanan dengan menggunakan system tertentu,
menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
dan pemusnahan arsip.
Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan
bukti pertanggungjawaban yang otentik, baik dari fisik maupun isinya, maka
arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem
yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan
tersebut membutuhkan perlengkapan dan peralatan yang cukup dari segi jumlah
dengan kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut
terlindung dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip,
seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.
Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana
karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip
tersebut antara lain :
1) Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali
arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki
informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki
arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan
layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi
penciptanya
2) Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas
dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan
pelaksanaan kegiatan.
3) Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku,
jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki
kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy
(duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan
maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
4) Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan
sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
0 Komentar