FUNGSI ARSIP DAN NILAI GUNA ARSIP

a. Fungsi Arsip

 Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang paling penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perkembangan organisasi dapat dilihat dari arsip yang tersimpan. Kearsipan berfungsi untuk:

1) Alat penyimpanan warkat

2) Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi

3) Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan 

4) Alat perekam perjalanan organisasi

5) Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan

6) Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi

7) Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data 8) Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.

b. Nilai Guna Arsip

 Sebagai sumber informasi yang dapat membantu untuk mencapai tujuan organisasi, arsip memiliki nila guna. Nilai guna arsip antara lain sebagai berikut.

1) Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh: surat pengumuman.

2) Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran, surat perjanjian, dan kuitansi.

3) Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh: teks proklamasi.

4) Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil karya tulis.

5) Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.   

Vernon B. Santen, seorang ahli kearsipan, mengungkapkan bahwa arsip mempunyai nilai guna. Nilai guna tersebut disingkat menjadi ALFRED  (Sukoco: 2007) yang merupakan kependekan dari:

1) Administrative Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh perusahaan. Misalnya, data penjualan dari seluruh wilayah diperlukan oleh manajemen untuk menentukan strategi pemasaran yang tepat bagi produk atau perusahaan secara keseluruhan.

2) Legal Value; Keberadaan arsip dipertahankan nilai hukum yang terkandung di dalamnya. Misalnya data keuangan yang disimpan oleh departemen treasury sebuah bank akan berguna ketika dilakukan penyidikan tentang dugaan tindakan money laundering yang dilakukan oleh institusinya.

3) Fiscal Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiscal yang terkandung di dalamnya. Misalnya, data laporan penjualan yang dilakukan perusahaan selama tahun fiscal yang akan menentukan jumlah pajak yang harus dibayar, dan sewaktu-waktu arsip tersebut dapat diperiksa oleh petugas pajak bila diperlukan.

4) Research Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung didalamnya. Misalnya, buku The Wealth of Nations (judul aslinya adalah An Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth of Nations, yang diterbitkan pertama kalinya pada tahun 1776 oleh Metheun and Co., Ltd) yang ditulis oleh Adam Smith hingga saat ini disimpan oleh Perpustakaan Oxford, karena di dalamnya terdapat dasar-dasar ilmu ekonomi modern dan menjadi rujukan bagi mahapeserta ekonomi untuk mempelajari ilmu ekonomi.

5) Documentary Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di dalamnya. Misalnya, foto proklamasi kemerdakaan Republik Indonesia sampai saat ini disimpan oleh Badan Arsip Nasional sebagai bukti perjalanan kehidupan bangsa Indonesia. Atau foto ketika ulang tahun ketujuh belas akan tetap disimpan dalam album keluarga untuk memberikan gambaran mengenai Anda ketika berumur 17 tahun.