MASALAH-MASALAH KEARSIPAN

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut:

1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi.
2. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3. Bertambahnya surat-surat ke dalam arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (Out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) kerena kurang pengarahan kepada petugas kearsipan.

Menurut Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain:

1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
2. Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.
3. Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah.
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang.
5. Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih.

Menurut Drs. AW. Widjaya, masalah-masalah pokok dibidang kearsipan antara lain:

1. Tidak dapat menemukan kembali secara tepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh atasan atau petugas unit lain.
2. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.  
3. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak dikembalikan.
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (out of date) tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurang pengarahan kepada petugas kearsipan.

Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan itu adalah:

1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan
2. Membiaskan menumpuk kembali arsip pada sembarangan tempat pada hal arsip itu harus segera disimpan.
3. Kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip bagi organisasi
4. Penyusutan arsip secara serampangan
5. Petugas arsip kurang terampil

 Setelah mengikuti beberapa masalah dan penyebab dalam bidang kearsipan sudah tentu diusahakan cara pemecahan masalah tersebut. Adapun cara pemecahan masalah kearsipan itu dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 

a. Pergunakan system penyimpanan secara tepat 

Sistem penyimpanan arsip atau filling system adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut pedoman tertentu untuk menyusun dan menyimpan warkat-warkat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dalam waktu cepat. Cepat atau lambatnya suatu arsip ditemukan ditentukan oleh tepat atau tidaknya suatu system yang digunakan.

b. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat.

Terdapat beberapa  golongan fasilitas kearsipan:

1. Alat-alat korespondensi seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dan lain-lain.
2. Alat-alat penerimaan surat, misalnya baki surat, meja tulis, rak, dan lain-lain. 
3. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, ventilasi, dan sebagainya.

c. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Seorang pegawai kearsipan harus memiliki pengetahuan umum, memiliki pengetahuan tentang seluk beluk organisasi tempat kerja, memiliki keterampilan dalam menata arsip, cerdas, jujur, loyal, dan dapat menyimpan rahasia.

d. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyelenggaraan penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunan warkat dan tercampurnya warkat penting dengan warkat yang seharusnya sudah dimusnahkan.