Pada hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas kegiatan
sebagai suatu system yang terdiri atas unsure-unsur yang terdiri atas
unsure-unsur yang saling berkaitan
sehingga membentuk daur hidup arsip (life cyle of record). Dalam Undang-Undang
No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan siklus hidup arsip disebutkan meliputi tiga
tahap, yaitu:
a. Penciptaan
Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik
melalui kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk
dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi maupun
kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar
(organisasi dan/atau individu). Kegiatan yang termasuk dalam penciptaan arsip,
yaitu desain formulir, manajemen
korespondensi dan tata naskah, manajemen laporan, dan manajemen produk
hukum.
b. Penggunaan dan
Pemeliharaan arsip
Penggunaan dan pemeliharaan arsip adalah kegiatan untuk menyajikan
atau pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Yang termasuk dalam
kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip, yaitu pengurusan surat, system pemberkasan, manajemen arsip aktif, manajemen
arsip inaktif, program arsip vital, dan program perawatan. Dalam PP No. 28
tahun 2012, kegiatan pengelolaan arsip yang termasuk dalam pemeliharaan arsip
adalah pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan
alih media arsip.
c. Penyusutan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi
penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan dana sudah tidak bernilai
guna. Kegiatan ini dilakukan melalui pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan
penyerahan arsip. Yang termasuk ke dalam kegiatan ini antara lain survey atau
inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi arsip, pemindahan arsip
inaktif, pemusnahan arsip,d an penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan
0 Komentar