SYARAT-SYARAT PEGAWAI ARSIP

Penyelenggaraan arsip yang baik tidak hanya ditentukan oleh peralatannya yang serba canggih, dan pemilihan system penyimpanannya yang tepat saja. Tetapi yang lebih penting lagi adalah pengelolaan arsip itu sendiri. Sebab tiap orang mempunyai bakat dan kemampuan yang berbeda. Ada orang yang mempunyai bakat dan kemampuan untuk bekerja pada bagian keuangan, tidak pada bagian public relation. Ada orang yang memiliki bakat dan kemampuan di bidang pemasaran, tetapi tidak berbakat di bidang produksi atau sebaliknya. Itulah sebabnya tidak semua orang yang berbakat dan memiliki kemampuan dan katerampilan untuk mengelola arsip dengan baik. 

Syarat-syarat pegawai arsip selain sehat jasmani dan rohani, berpengetahuan luas, memiliki keterampilan dan berkepribadian menarik. 

Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam (6) syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliki, yaitu:

a. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal

b. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.

c. Memiliki kecermatan

d. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecl.

e. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja.

f. Memiliki sifat pertimbangan yang baik. 

Menurut Drs Anhar, seorang arsiparis harus memenuhi minimal empat (4) syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, keterampilan, dan kerapihan.  

Bila dikelompokkan syarat-syarat pegawai arsip sebagai berikut:

a. Syarat Pengetahuan

Setiap karyawan harus memiliki syarat pengetahuan sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Syarat ini dimaksudkan agar karyawan yang bersangkutan tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugasnya. Bentuk formal dari syarat-syarat pengetahuan dapat dibuktikan dengan sertifikat, ijazah yang mereka memiliki atau disebut juga dengan syarat pendidikan. Dengan demikian syarat pengetahuan seorang pegawai arsip adalah:

1) Telah mengikuti kursus administrasi

2) Memiliki sertifikat mengetik atau computer

3) Mempunyai pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan

4) Paham singkat-singkatan yang lazim dipakai dalam organisasi.

5) Mengetahui masing-masing bagian yang terdapat dalam organisasi sekaligus tugas-tugas yang umum.

6) Dapat membaca surat dengan cepat dan mengerti isi dan maksud surat tersebut.

7) Memiliki pengetahuan tentang koresponden

8) Mengetahui relasi-relasi organisasi

b. Syarat Keterampilan

Syarat keterampilan yang dituntut disini adalah keterampilan melakukan tugas  dan pekerjaan sesuai dengan bidangnya masing-masing. Seorang karyawan dinyatakan terampil apabila ia dapat bekerja sesuai dengan standar yang diharapkan. Apabila karyawan dapat bekerja secara mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan. Apabila karyawan dapat bekerja melebihi standar ia adalah pegawai yang amat terampil, sebaliknya apabila ia tidak dapat memenuhi standar, maka karyawan tersebut dianggap tidak terampil.

Syarat-syarat keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang petugas arsip adalah:

1) Terampil menggunakan macam-macam system filling

2) Terampil memilih dan menyeleksi warkat

3) Terampil menyimpan berbagai macam warkat/arsip

4) Terampi menemukan kembali arsip yang dibutuhkan (1/2 menit untuk 1 arsip)

5) Terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan

6) Terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan

7) Terampil mengetik berbagai kartu/formulir yang dipakai

8) Terampil menggunakan alat bantu kearsipan laiinya.

c. Syarat Kepribadian Pegawai Arsip

1) Loyalitas

Seorang pegawai arsip hendaknya memiliki loyalitas yang tinggi untuk kepentingan organisasi dimana ia bekerja. Loyalitas adalah perasaan yang berwujud kesetiaan kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya, sehingga ia merasa memiliki, penuh gairah dalam melaksanakan tugas, mencintai pekerjaannya dan menjaga

nama baik organisasinya. Dan bila perlu mendukung dan memandang pekerjaan mengurus arsip adalah pekerjaan yang menyenangkan.

2) Sabar, ramah dan periang

Oleh karena pagawai arsip melayani dan membantu bidang operatif baik dalam penyimpanan maupun dalam penemuan kembali arsip yang disimpan, maka terhadap orang-orang yang dilayani dan bertingkah laku macam-macam seorang arsiparis harus banyak sabar, ramah dan periang. Kesabaran tidak berarti lamban, tetapi sabar dalam arti tidak cepat putus asa, serta ulet penuh inisiatif dalam melaksanakan pekerjaannya.

3) Ketekunan dan kerajinan

Pegawai arsip harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaannya karena pekerjaan dalam organisasi sering berkaitan. Bila seorang pegawai arsip tidak tekun dan tidak rajin bekerja, maka akam mengganggu kelancaran tugas pekerjaan operatif lainnya. Karena pekerjaan kearsipan merupakan pekerjaan penunjang yang sangat penting.

4) Ketelitian

Pegawai arsip harus dapat membedakan kata-kata, nama-nama, atau angka-angka yang sepintas lalu kelihatannya sama. Disamping bekerja cermat, teliti, cekatan (campin), Ia harus pula mempunyai penglihatan yang cukup tajam. Sehingga penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

5) Kerapian

Sikap rapi dalam bekerja harus diutamakan, agar kartu-kartu, surat-surat, berkasberkas, dan warkat-warkat tersusun dengan rapi. Arsip-arsip yang tersusun rapid an teratur lebih mudah ditemukan. Kecuali itu arsip-arsip akan terpelihara dan awet karena tidak ditumpuk sembarangan, tidak terlipat, berkerut, atau robek.

6) Jujur dan dapat menyimpan rahasia

Pegawai arsip harus bisa dipercaya (jujur) dan dapat menyimpan rahasia. Karena arsip-arsip yang disimpan adalah arsip-arsip yang berguna dan mungkin rahasia. Kebocoran rahasia arsip berarti bocornya rahasia organisasi. Hal ini dapat merugikan organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu bagian arsip harus diurus oleh orang-orang yang berkepentingan dan tidak boleh dicampuri oleh semua karyawan.

d. Syarat Utama dan Syarat Penunjang Pegawai Arsip

1) Syarat Utama seorang putugas arsip

Dari uraian di atas dapat dsimpulkan bahwa syarat utama seorang pegawai arsip sebagai berikut:

a) Sehat jasmani dan rohani agar dapat bekerja dengan optimal gesit dan bertanggung jawab

b) Loyalitas yang tinggi

c) Rapi, teliti, dan cermat

d) Sabar, ramah, dan periang

e) Tekun dan rajin

f) Mengetahui seluk beluk organisasi dan orang-orang yang ada hubungan dengan tugasnya.

g) Mengetahui ilmu pengetahuan dan keterampilan yang berhubungan dengan kearsipan

h) Terampil dalam bidang tugasnya.

2) Syarat penunjang sebagai seorang petugas arsip

a) Dapat mengetik 10 jari

b) Dapat menggunakan berbagai peralatan dan mesin-mesin kantor

c) Mempunyai pengetahuan tentang telepon

d) Dapat mengisi formulir dengan baik

e) Mampu membuat dan menyusun laporan, bentuk-bentuk grafik dan statistic

f) Dapat membuat alat-alat kearsipan yang sederhana.

g) Sebenarnya masih banyak syarat lain yang harus dimiliki petugas arsip. Namun syarat-syarat tersebut harus dipenuhi agar tugas dibidang kearsipan dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya.