JENIS-JENIS ARSIP

 Arsip meliputi surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat, kontrak, kuitansi, cek, laporan pajak, rekaman, laporan statistic, film, micro film, dan lain-lain. Sepanjang arsip itu disimpan menurut system tertentu karena mempunyai kegunaan, dan saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.   Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjauannya, yaitu:

a. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi sebagai berikut.

1) Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.

2) Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

b. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya

Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut.

1) Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuintasi, giro, cek, dan kartu kredit.

2) Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

3) Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.

4) Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

5) Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

c. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut.

1) Lembaga pemerintahan

a) Arsip nasional di indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat.

b) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip nasional daerah), termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah khusus Ibukuota Jakarta) yang selanjuntya disebut arsip nasional daerah.

2) Instansi pemerintah/swasta

a) Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan karbon kopinya atau bukan salinan atau bukan microfilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopinya, salinan atau microfilmnya.

b) Arsip sentral arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

d. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.

1) Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.

2) Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.

3) Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.

4) Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

5) Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoth: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.