Tata Ruang Perkantoran

Tata Ruang Perkantoran

II.1.A Pengertian Tata Ruang Perkantoran

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Menurut George Terry yang dimaksud pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200). Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman dan leluasa serta bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti 2001:125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk sarana para karyawan yang ada dikantor tersebut. Penataan letak kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan pegawai, dapat meningkatkan efesiensi kerja dan hasil kerja yang maksimal. Dimana, penataan ruang yang baik dan jelas menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan pekerjaan tersebut. Oleh sebab itu maka diperlukan adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan kantor dengan suasana yang nyaman, teratur, aman dengan fasilitas yang memang diperlukan oleh kegiatan kantor tersebut.

II.1.B Manfaat Tata Ruang Kantor

            Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi dalam melaksanakan pekerjaannya. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Dalam menyusun tataruang perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman adalah:

1. Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksaannya dapat menempuh jarak atau waktu sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan dapat kesan yang baik tentang organisasi.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Dua ahli dari Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi kantor ialah :

1. Legal requirements to be fulfills (persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi).
2. Space to be used to the greatest advantage (ruang dipergunakan sampai manfaat ayng terbesar).
3. Services to be available where needed: power,telephone,etc ( pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan: tenaga,listrik,telepon,dan lain-lain).
4. Good working conditions to be provided for everyone (persyaran kerja yang baik disediakan bagi setiap orang ).
5. Supervision to be able to see the staff at work ( pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja).
6. Sense of belonging and loyalty to the working group fostered ( rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara).
7. Movement of clerks between desks and filling are made easy ( komunikasi dan arus kerja diperlancar).
8. Noisy and distracting operation segregated ( lalu lalang para juru tatausaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah ).
9. Mutual interference between clerks avoided ( pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan )
10. Privacy and security provided where necessary ( kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu).

II.1.C Asas-asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Perkantoran

1)      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat asas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Asas tersebut adalah:

1. Asas jarak terpendek.

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus,suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek.

2. Asas mengenai rangkaian kerja.

Suatu  tata ruang yang terbaik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat yang ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya., tidak ada gerak mundur atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang.

Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah.

4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.

Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

2)      Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a.    Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b.     Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c.    Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

d.     Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

e.    Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f.     Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g.    Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.

h.    Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i.      Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

II.1.D Macam-macam Tata Ruang Kantor

            Tata ruang kantor dapat dibedakan dalam 2 macam, yaitu:

a.       Tata ruang kantor terpisah.

Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibuat pemisah buatan. Konsep kantor konvensional/terpisah  banyak menggunakan dinding permanen yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi.

b.      Tata ruang kantor yang terbuka

Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka. konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antar pegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif.

Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia. Dan yang menggabungkan konsep konvensional dengan konsep terbuka (Myerson, 2005). Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian.

Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep terbuka antara lain:

a)      Penggunaan dinding permanen yang minim.

b)      Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan.

c)      Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.

d)      AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.

e)      Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai. Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.

Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka

a.       Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.

b.      lebih memudahkan hubungan antar para pegawai.

c.       Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara.

d.      Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.

Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :

1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.
2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia.
4. meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka.
5. menghemat energi.

Kelemahannya konsep ini antara lain :

1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor.
2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis.
3. Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.

II.2 Perancangan Tata Ruang Perkantoran

Pengertian tataruang sendiri adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak.

Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor, hendaknya diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tatausaha itu dengan satuan-satuan yang lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Ini perlu untuk menentukan letak ada beberapa pedoman sebagai berikut:

a.    Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya ditaruh ditempat yang mudah di datangi orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-satuan yang lainnya, misalnya:pada dinas pemerintahan misalnya suatu bagian yang mengurus tentang perizinan.tempat yang mudah di datangi biasanya dibagian terdepan gedung agar mengurangi gangguan publik tehadap pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk.

b.    Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada satu tempat. Terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan.

c.     Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi tersebut hendaknya diberi tempat ditengah-tengah, sehingga satuan-satuan yang lainnya dapat mudah menghubunginya.misalnya:bagian yang bertugas menerima dan mengirim segenap surat dari suatu perusahaan.

d.    Satuan yang tugas pekerjaannya berifat sangat gaduh, misalnya sebuah percetakan hendaknya djauhkan dari satuan-satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan.

Pedoman tersebut diatas dalam penerapannya kadang-kadang nampaknya saling bertentangan. Misalnya saja suatu seksi produksi yang merupakan satuan pusat harus di tempatkan ditengah-tengah, padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat gaduh. Kantor yang mengurus tugas reproduksi itu dapat tetap ditengah-tengah gedung, hanya mesin-mesinnya yang benar-benar melakukan pekerjaan warkat-warkat ditaruh di tempat lain yang tidak mengganggu bagian-bagian lainnya.

Teknik-teknik untuk mencapai tata ruang yang baik:

1.       Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.

2.       Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.

3.       Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm

4.       jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm

5.       pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.

Teknik-teknik untuk tata ruang yang baik tersebut tentu saja tidak berlaku mutlak bagi semua kantor, karena bagaimanapun setiap kantor mempunyai tataruangnya masing-masing sesuai dengan kondisi dan kebutuhan ruangan.

Merancang Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:

a.       Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b.      Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

c.       Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.

d.      Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.

e.       Penerangan atau pencahayaan yang baik.

f.        Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g.      Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan.

Dalam merancang tata ruang kantor diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala tertentu sesuai dengan kebutuhan.

2.      Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat.

3.      Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai

4.      Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi.

Untuk mencegah kekeliruan dan pengamburan tenaga, sebaiknya perabotan itu diberi nomor urut baik pada gambar maupun pada benda yang sebenarnya. Dengan demikian sewaktu memindah perobat kedalam ruangan, pelakasanaannya berjalan tertib dan beres

Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap suatu tataruang kantor misalnya setiap satu tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan kantor atau organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tataruang kantor tersebut, peninjauan kembali merupakan suatu keharusan.

Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan suatu tata ruang kantor ialah:

1. Penambahan atau pengurangan pegawai pada antor yang bersangkutan.
2. Penambhan atau pergantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.
3. Perubahan mengenai proses peyelesaian sesuatu pekerjaan.

II.3 Penyusunan Perabot

II.3.A Langkah-langkah dalam Menyusun Tata Ruang Kantor

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1.      Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.

2.      Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.

3.      Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.

4.      Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

II.3.B Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor

Setelah ditentukan letak sesuatu kantor dan macamnya,  tinggalah menyusun perabot kantor (meja,lemari,dan lain-lainnya) pada letak yang tepat menurut susunan yang efisien.teknik untuk mencapai suatu tata ruang kantor yang terbaik itu ialah seperti berikut:

a.    Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama. Ini akan mengurangi kemungkinan para pegawai sering-sering mengobrol atau memperhatikan apa yang dikerjakan oleh rekannya

b.    Pada tataruang yang terbuka, susunan meja-meja it dapat terdiri atas beberapa baris

c.     Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai

d.    Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di belakangnya selebar 80 cm.

e.    Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawainya. Karena di situ akan lebih mudah dalam mengawasi pegawainya.

f.      Paa tataruang terbuka dimana bekerja banyak orang, apabila pegawai-pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan seorang pejabat maka mereka akan ditempatkan disekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu

g.    Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberika tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya. Ini demi kesehatan matanya dan kesempurnaan hasil kerjanya

h.    Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui orang-orang, kalau perlu dapat dibuatkan pedengan dari kaca. Misalnya pegawai yang bertugas tersebut adalah kasir, dengan demikian terjaminlah keamanan uang yang ada di bawah tanggung jawabnya

i.      Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh didekat pegawai-pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu

j.      Alat-alat kantor yang menimbulkan suara rebut, misalnya mesin stensil sebaiknya ditaruh didekat jendela, sehingga gema suara mesinnya dapat langsung terbuang keluar ruangan

k.     Pagawai-pegawai yang sering berhubugan dengan public atau dengan pegawai-pegawai lainnya ditempatkan di dekat pintu. Dengan begitu oaring-orang yang harus menghubunginya tidak harus mondar-mandir melewati meja-meja dan tidak mengganggu pegawai-pegawai lainnya

l.      Meja yang mamuat ala-alat yang banyak menghasilkan getaran, misalnya mesin hitung, tidak boleh menmel pada tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran dan mengganggu seluruh ruangan

m.  Lemari berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang, sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya

n.    Bagi pejabat yang sering menerima tamu penting membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia, dapatlah dibuatan kamar tamu sendiri

o.    Apabila seorang kepala atau tenaga ahli Karena sifat pekerjaannya bener-benar membutuhkan ruangan tersendiri, dapatlah dibuatkan ruangan pribadi

II.4 Persyaratan Lingkungan Fisik Kantor

II.4.A Pengertian Lingkungan Kerja Fisik

            Lingkungan kerja merupakan salah satu penyebab dari keberhasilan dalam

melaksanakan suatu pekerjaan, tetapi juga dapat menyebabkan suatu kegagalan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, karena lingkungan kerja dapat mempengaruhi pekerja, terutama lingkungan kerja yang bersifat psikologis. Sedangkan pengaruhnya itu  sendiri dapat bersifat positif dan dapat bersifat negatif.

Lingkungan kerja fisik adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin, 2002 : 142). Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Alex. S. Nitisemito, 2002 : 183).

Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi.

II.4.B Unsur-unsur Lingkungan Kerja

Fisik Lingkungan kerja fisik merupakan salah satu penyebab dari keberhasilan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tetapi juga dapat menyebabkan suatu kegagalan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, karena lingkungan kerja dapat mempengaruhi pekerja, terutama lingkungan kerja yang bersifat psikologis, sedangkan pengaruh itu sendiri dapat bersifat positif dan dapat pula bersifat negatif.

Menurut Anoraga dan Widiyanti (2001) kondisi lingkungan kerja fisik

meliputi aspek-aspek sebagai berikut :

1)      Pertukaran udara, yaitu agar setiap ruang diberi ventilasi yang cukup supaya karyawan merasa nyaman saat bekerja.

2)      Penerangan yang cukup, untuk pekerjaan yang memerlukan ketelitian maka diperlukan penerangan yang cukup dan tidak menyilaukan.

3)      Kebisingan, lingkungan kerja yang ramai dapat mengganggu konsentrasi dalam melaksanakan pekerjaan.

Tiffin dan Mc Cormick (Trianasari, 2005) mengemukakan beberapa aspek lingkungan kerja fisik yaitu :

1)      Peralatan kerja, perlengkapan yang tersedia merupakan komponen yang menunjang aktivitas kerja.

2)      Sirkulasi udara, sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan sangat diperlukan terutama jika didalam ruangan yang penuh dengan pegawai.

3)      Penerangan atau pencahayaan, fasilitas penerangan dalam ruangan yang cukup memadai akan mendukung kelancaran dalam bekerja.

4)      Kebisingan atau suara gaduh, bising yang ada dalam lingkungan kerja akan mengganggu konsentrasi.

5)      Tata ruang kerja, penataan, pewarnaan dan kebersihan setiap ruangan akan berpengaruh terhadap karyawan pada saat melakukan pekerjaan.

II.4.C  Faktor-faktor lingkungan kerja fisik

Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya.

Faktor-faktor lingkungan kerja fisik adalah sebagai berikut : 

1) Pewarnaan 

Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam melaksanakan pekerjaan, akan tetapi banyak perusahaan yang kurang memperhatikan masalah warna. Dengan demikian pengaturan hendaknya memberi manfaat, dalam arti dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Pewarnaan pada dinding ruang kerja hendaknya mempergunakan warna yang lembut.

Warna yang baik dipakai pada ruangan yang sempit adalah warna putih, karena dengan putih ruangan tersebut akan nampak lebih luas, bersih yang dapat membantu pekerjaan yang memerlukan ketelitian. Di sini bukan warna saja yang perlu diperhatikan, karena kombinasi warna yang salah dapat menimbulkan rasa yang kurang menyenangkan bagi orang yang memandangnya. Rasa yang tidak menyenangkan akan menyebabkan turunnya semangat kerja karyawan, masalah warna bukan hanya pada dinding saja, namun juga warna mesin, peralatan dan bahkan warna seragam yang dikenakan oleh karyawan.

Sistem penerangan yang mempergunakan dinding atau sebagai pembaur sinar, kembali dapat mempengaruhi warna yang dipergunakan dalam ruangan kerja karyawan, sehingga dapat menimbulkan penerangan yang baik di dalam ruangan kerja tersebut.

2) Penerangan

Penerangan dalam ruang kerja karyawan memegang peranan yang sangat penting dalam meningkatkan semangat karyawan sehingga mereka akan dapat menunjukkan hasil kerja yang baik, yang berarti bahwa penerangan tempat kerja yang cukup sangat membantu berhasilnya kegiatan-kegiatan operasional perusahaan.

Atas dasar hal tersebut di atas maka, pemeliharaan sistem penerangan ini sangat diperlukan di dalam suatu perusahaan, walaupun demikian sistem penerangan ini hanya menunjang saja bukan satu-satunya faktor yang menentukan berhasilnya proses produksi. Disamping faktor penerangan, faktor-faktor lain juga harus diperhatikan.

3) Udara

Di dalam ruangan kerja karyawan dibutuhkan udara yang cukup, dimana dengan adanya pertukaran udara yang cukup, akan menyebabkan kesegaran fisik dari karyawan tersebut. Suhu udara yang terlalu panas akan menyebabkan menurunnya semangat kerja karyawan di dalam melaksanakan pekerjaan.

Adapun suhu udara atau temperatur ruang kerja karyawan yang didapat dipertahankan baik pada musim panas maupun di musim dingin adalah bahwa suhu udara harus dipertahankan di bawah 21°C untuk menekan kelembaban.

4) Suara bising

Bunyi bising sangat diperhatikan, karena dapat membantu kesenangan kerja, merusak pendengaran dan dapat menimbulkan komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap perusahaan selalu berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau paling tidak menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut. Dengan terganggunya seseorang atau karyawan didalam melaksanakan pekerjaan mengakibatkan pekerjaan tersebut salah sehingga jumlah dan mutu barang yang dihasilkan menurun.

Kemampuan perusahaan di dalam menyediakan dana untuk keperluan pengendalian suara bising tersebut, juga merupakan salah satu faktor yang menentukan pilihan cara pengendalian suara bising dalam suatu perusahaan. 

Suara bising dapat dihindari dengan suatu tindakan seperti: 

a)       Mengurangi intensitas dari bunyi itu pada sumbernya dengan mengadakan perubahan atau modifikasi mesin secara mekanis.

b)       Mencegah terpencar atau meluasnya suara bising tersebut dengan mengisolasikan atau menutup rapat-rapat suara bising tersebut.

c)       Menghindari adanya alunan suara yang memantulkan dengan jalan menyerap suara itu dengan bahan-bahan penyerap suara itu seperti rock wall atau fiber glass.

Lebih baik menggunakan musik, musik merupakan salah satu untuk meningkatkan kepuasan kerja dan kinerja karyawan dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Sebaiknya program pemutaran musik hanya diberikan dalam jangka waktu 10-15 menit setiap jam.

5) Ruang gerak 

Dalam suatu perusahaan hendaknya karyawan yang bekerja mendapat tempat yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas. Seseorang tidak mungkin dapat bekerja dengan tenang jika tempat yang tersedia tidak dapat memberikan kenyamanan.

Padatnya tempat sama ruang gerak yang sempit dapat mengurangi semangat kerja karyawan dalam melakukan aktivitasnya. Dengan demikian ruang gerak di dalam melaksanakan pekerjaan perlu diperhatikan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik, dan begitu juga sebaliknya jika ruang gerak terlalu lebar akan mengakibatkan pemborosan biaya.

II.4.D Persyaratan lingkungan fisik Kantor

Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut:

a.       Kebersihan

Lingkungan kerja yang bersih akan membuat seseorang pekerja bekerja dengan senang dan lebih bersemangat. Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.

b.      Luas Ruang Kantor

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi).

c.       Suhu Udara

Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16°C.

d.      Ventilasi

Sirkulasi udara yang baik akan memberikan kesegaran fisik kepada para pekerja, sehingga semangat dan gairah kerja muncul. Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.

e.       Penerangan Cahaya

Penerangan dalam suatu lingkungan kerja ditentukan oleh tingkat intensitas cahaya. Penerangan lingkungan kerja harus diatur cukup dan sesuai dengan karakteristik pekerjaan yang sedang dilakukan. Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja.

f.        Fasilitas Kesehatan

Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya.

g.      Fasilitas Cuci

Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya.

h.      Air Minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.

i.        Tempat Pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

j.        Tempat Duduk

Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki.

k.      Lantai, Gang, Dan Tangga

Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar.

l.        Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih.

m.    Beban Berat

Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.

n.      Pertolongan Pertama

Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja.

o.      Penjagaan Kebakaran

Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm.

p.      Pemberitauan Kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.

II.4.E Pentingnya Lingkungan fisik kantor

a.       Mempengaruhi kesehatan pegawai

Pengaruh penerangan yang jelek terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan.

b.      Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor

Penerangan yang jelek mengakibatkan kesalahan–kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997).
BAB III

PENUTUP

III.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Tata Ruang mempunyai pengaruh yang positif terhadap peningkatan kinerja karyawan. Perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat meningkatkan kinerja karyawan diantaranya yaitu faktor tata ruang kantor.

Tata  ruang yang baik sangat penting diperhatikan oleh perusahaan  karena mempunyai pengaruh terhadap kinerja karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Makalah ini membahas tentang lingkungan fisik tata ruang kantor yang memberikan dampak positif bagi peningkatan kinerja karyawan.

Perusahaan dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan.

III.2 Saran

            Perusahaan dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan.

            Kondisi lingkungan kerja yang baik dapat memberikan pengaruh positif terhadap psikologis karyawan sehingga karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dan berprestasi dalam melakukan pekerjaannya.

DAFTAR PUSTAKA

Moekijat. 1997. Administrasi Perkantoran, Bandung: Mandar Maju.

Sudarmayati, Dra. 1992. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, Bandung: Ilham Jaya.

The Liang Gie. 1981. Manajemen Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.

http://ephastikoz.blogspot.com/2010/05/tata-ruang-kantor-dan-lingkungan-fisik.html

http://buahsirsak.blogspot.com/2009/11/lingkungan-kantor.html

http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/

 .